Ľudia v jednotke

Osobu medzi ľuďmi v jednotke môžete vyhľadať pomocou poľa “Hľadať” (pomocou mena, priezviska, čísla člena, primárneho kontaktného e-mailu alebo registračného e-mailu). Zobrazovanie osôb v zoznamoch závisí okrem oprávnení používateľa na jednotky taktiež od systémového nastavenia v časti: Administrácia / Nastavenia / Základné Nastavenia:

Filtrovanie osôb v jednotke

Zo zoznamu zobrazených osôb v jednotke je možné jednoducho a rýchlo vyfiltrovať iba vybraných členov podľa parametrov:

• STAV ČLENSTVA (Člen, Nečlen, Čakajúci) - umožňuje vyfiltrovať členov podľa aktuálneho stavu ich registrácie,
• VEKOVÉ SKUPINY - zobrazenie vekových skupín je závislé od zadefinovaných vekových skupín v časti: Administrácia/Členstvo/Vekové skupiny.
• PRIMÁRNE ČLENSTVO/ČLENSTVO
  • Primárne členstvo - umožňuje zobraziť iba osoby, ktoré majú na danej úrovni jednotky primárne členstvo (nezahŕňa osoby, ktoré majú primárne členstvo v podradených jednotkách danej jednotky).
  • Členstvo - umožňuje zobraziť iba osoby, ktoré majú na danej úrovni jednotky bežné členstvo (nezahŕňa osoby, ktoré majú na danej úrovni primárne členstvo alebo členstvá v podradených jednotkách).
• DOBROVOĽNÍCTVO - ak je v časti: Administrácia/Nastavenia/Polia povolené zobrazenie poľa "Dobrovoľník", umožňuje zobraziť osoby, ktoré majú vo svojich profiloch navolenú možnosť Dobrovoľník (v zozname osôb - pri mene symbol modrého srdiečka).

Pridávanie novej osoby do jednotky

Kliknite na jednotku, do ktorej chcete pridať novú osobu (člena). V záložke Ľudia kliknite na „+“ v pravom hornom rohu. Zobrazí sa nové okno s názvom “Nová osoba“. Vyplňte všetky požadované informácie označené hviezdičkou (*) a kliknite na Pokračovať.

Poznámka: Po vyplnení dátumu začiatku členstva prebieha kontrola dátumov:

• Dátum začiatku členstva nesmie byť starší (skorší) ako Dátum narodenia osoby.
• Dátum začiatku členstva nesmie byť starší (skorší) ako Dátum vzniku Jednotky.

Následne sa zobrazia 2 možnosti pridania osoby:

Ak osoba, ktorá má vek nižší ako je stanovený v parametri "Minimálny systémový vek“, zobrazia sa 3 možnosti pridania osoby.

1. Odoslať elektronickú prihlášku

Túto možnosť vyberte v prípade, ak chcete aby si údaje cez elektronický formulár vyplní sám člen. Pre zaslanie elektronickej prihlášky je potrebné zadať e-mail člena alebo jeho.

Pri odosielaní prihlášky je možné zvoliť či má mať osoba konto v Tee-pee – v takom prípade zaškrtnite voľbu “Pozvať do Tee-pee” a kliknite na Odoslať. Následne mu bude zaslaná e-mailom linka na registračný formulár do systému Tee-pee rozšírený o polia prihlasovacieho mena a hesla používateľa.

V prípade, že nezaškrtnete políčko “Pozvať na Tee-pee”, odošle sa e-mail s odkazom na elektronickú prihlášku bez prihlasovacích polí.

Osobu je možné kedykoľvek pozvať do systému Tee-pee z profilu danej osoby. tak sa vytvorí účet osoby.

2. Vytvoriť osobu

Túto možnosť vyberte v prípade, ak chcete sami vyplniť údaje o novej osobe (členovi). Po vybratí tejto možnosti budete presmerovaní na záložku Údaje novovytvorenej osoby. Tu je potrebné vyplniť povinné polia, ktoré sú označené hviezdičkou (*) . Následne na spodnej časti stránky kliknite na “Uložiť osobné údaje” v záložke Údaje alebo “Uložiť kontaktné údaje” v záložke Kontakty.

3. Odoslať elektronickú prihlášku do organizácie Zákonnému zástupcovi

Túto možnosť vyberte v prípade, ak chcete poslať prihlášku do organizácie na email Zákonného zástupcu.

Možnosť je dostupná/zobrazovaná ak vek vytváranej osoby je menší ako vek stanovený v sekcii Administrácia/ Nastavenia/ Systém /„Minimálny systémový vek“.

Po vybraní tejto možnosti je potrebné zadať email Zákonného zástupcu – tento email sa stáva zároveň jeho registračným emailom ak je zároveň pozvaný do systému.

Po kliknutí „Pokračovať“ prebehne kontrola, či daný email už v systéme patrí nejakej osobe.  

1. Ak je email Zákonného zástupcu jedinečný (neexistuje v systéme ako registračný), bude mu vytvorený nový účet.
2. Ak je email Zákonného zástupcu nájdený ako existujúci v systéme: systém zobrazí používateľa s týmto registračným emailom a možnosť prepojiť profil tohto používateľa s profilom dieťaťa.
3. Ak je email Zákonného zástupcu nájdený ako existujúci v systéme: systém zobrazí používateľa s týmto registračným emailom, ale ak si administrátor neželá prepojiť profil dieťaťa s týmto účtom, je možné “Vytvoriť nového Zákonného zástupcu” ak bude email zmenený.

1. Email je jedinečný

Ak je tento registračný email jedinečný, ďalší krok pozostáva z vyplnenia Mena a Priezviska Zákonného zástupcu. V prípade, ak chcete pozvať Zákonného zástupcu do systému Tee-Pee, zaškrtnite možnosť „Pozvi zákonného zástupcu do Tee-Pee“. Elektronická prihláška bude v tom prípade obsahovať aj sekciu pre zadanie prihlasovacích údajov (meno a heslo) Zákonného zástupcu.

Vyplnené údaje o Zákonnom zástupcovi budú uložené na záložke „Zákonní zástupcovia“ v profile dieťaťa. Zákonnému zástupcovi bude vytvorený profil s vybranými záložkami (Údaje, Kontakty, Deti, Nastavenia).

2. Email patrí existujúcej osobe v systéme

Ak registračný email patrí osobe už evidovanej v systéme, systém ponúkne túto osobu. Ak je táto osoba tá, ktorú chcete prepojiť s profilom dieťaťa, stačí si túto osobu zvoliť a profil dieťaťa bude automaticky prepojený s profilom a kontom Zákonného zástupcu.

3. Email patrí existujúcej osobe v systéme, ale nie je to tá, ktorú chcete

Ak ponúkaná osoba nie je tá, s ktorou chcete prepojiť profil dieťaťa, môžete pokračovať kliknutím na možnosť „Vytvoriť nového zákonného zástupcu“. Tu je potrebné zmeniť emailovú adresu, nakoľko sa už daná emailová adresa nachádza v systéme.

Po vytvorení novej osoby budete presmerovaný na profil dieťaťa a na záložke Zákonní zástupcovia nájdete prelinkovaného alebo novo-vytvoreného zákonného zástupcu.

PRIDÁVANIE NOVEJ OSOBY – ZADANIE ÚDAJOV OSOBY EXISTUJÚCEJ V SYSTÉME

Ak pri pridávaní novej osoby do jednotky systém nájde v zadaných údajoch súčasne zhodu v Mene, Priezvisku a dátume narodenia s existujúcou osobou v systéme, automaticky ponúkne takúto osobu pre výber.

Ak ide o aktívnu osobu v systéme – po výbere tejto osoby systém automaticky vytvorí osobe nové bežné členstvo.

Ak ide o neaktívnu osobu v systéme – po výbere systém ponúkne možnosť Obnovenia osoby. O procese a pravidlách obnovenia osoby v systéme si prečítajte si viac v kap. Obnovenie osoby.

Presun osoby medzi jednotkami – Zmena primárneho členstva

Osobe je možné zmeniť primárne členstvo do inej jednotky iba vtedy, ak má táto osoba primárne členstvo v aktuálnej jednotke (malá ikona domu vedľa mena osoby na karte Jednotky). Akcia „Zmena primárneho členstva“ nie je možná, ak je osoba len členom niektorej jednotky, ale nemá v nej primárne členstvo. Používateľ môže osobe zmeniť primárne členstvo iba do jednotky,  ktorá musí spĺňať nasledovné:

• Typ jednotky je “Jednotka určená pre evidenciu ľudí”, to sa nastavuje a edituje v sekcii Administrácia / Členstvo / Jednotky
• Používateľ má oprávnenie túto jednotku spravovať
• Jednotka je aktívna

Keď sú tieto podmienky splnené, môžete pokračovať v zmene primárneho členstva osoby do inej jednotky.

Po vykonaní zmeny primárneho členstva systém automaticky ukončí primárne členstvo v „pôvodnej“ jednotke (k dátumu Zmeny mínus jeden deň) a vytvorí nové primárne členstvo v „novej“ jednotke. (Primárne členstvo osoby bude potom v tejto „novej“ jednotke).

Zmena primárneho členstva jednej osoby

Prejdite na jednotku, v ktorej sa nachádza osoba, ktorej si prajete zmeniť primárne členstvo do inej jednotky

V záložke Ľudia vyhľadajte a zaškrtnite osobu, ktorej si prajete zmeniť primárne členstvo. Kliknite na tlačidlo individuálnej akcie („tri bodky“) vedľa mena osoby a vyberte možnosť “ Zmena primárneho členstva ”.

Zobrazí sa nové okno „Zmena primárneho členstva“. Začnite písať názov novej jednotky, do ktorej bude presunuté primárne členstvo zvolenej osoby a vyberte jednotku zo zoznamu. Zvoľte dátum zmeny primárneho členstva a rozhodnite sa, či si prajete zachovať bežné členstvo v aktuálnej  jednotke (v jednotke, v ktorej mala osoba pôvodne primárne členstvo).

Dátum zmeny primárneho členstva:

• Dátum zmeny primárneho členstva nie je možné nastaviť do budúcna.
• Dátum zmeny primárneho členstva nesmie byť starší (skorší) ako Dátum vzniku Jednotky, do ktorej je presúvané primárne členstvo.
• Dátum konca primárneho členstva v pôvodnej jednotke bude nastavený na dátum: Dátum zmeny primárneho členstva mínus jeden deň.
• Dátum konca primárneho členstva v pôvodnej jednotke musí byť neskorší ako Dátum začatia primárneho členstva v pôvodnej jednotke.
• Dátum začatia primárneho členstva v novej jednotke bude nastavený ako Dátum zmeny primárneho členstva.

Zaškrtnutím checkboxu „Zachovať členstvo v aktuálnej jednotke“ sa v pôvodnej jednotke zachová bežné členstvo (záznam s primárnym členstvom sa ukončí, ale súčasne sa vytvorí  nový záznam bežného členstva).

V prípade ak používateľ nezaškrtne checkbox „Zachovať členstvo v aktuálnej jednotke“ systém automaticky ukončí primárne členstvo v „pôvodnej“ jednotke bez ponechania bežného členstva v pôvodnej jednotke.

Po vykonaní zmeny primárneho členstva systém automaticky ukončí členstvo v „pôvodnej“ jednotke (k dátumu Zmeny mínus jeden deň) a vytvorí nové primárne členstvo v „novej“ jednotke. (Primárne členstvo osoby bude potom v tejto „novej“ jednotke).

Zmena primárneho členstva viacerých osôb

Zmena primárneho členstva viacerých ľudí do inej jednotky je možná iba vtedy, ak majú všetci títo ľudia primárne členstvo v danej jednotke (malá ikona domu vedľa mena osoby). V záložke Ľudia vyhľadajte a zaškrtnite osoby, ktorým si prajete zmeniť primárne členstvo.

Kliknite na tlačidlo hromadnej akcie („tri bodky“) umiestnenom na vrchu zoznamu a vyberte možnosť “ Zmena primárneho členstva”.

Zobrazí sa nové okno „Zmena primárneho členstva“. Začnite písať názov novej jednotky, do ktorej budú presunuté primárne členstvá zvolených osôb a vyberte jednotku zo zoznamu. Zvoľte dátum zmeny primárneho členstva (dátum nie je možné nastaviť do budúcnosti a zároveň dátum nesmie byť starší (skorší) ako Dátum vzniku Jednotky, do ktorej sú presúvané primárne členstvá) a rozhodnite sa, či si prajete zachovať bežné členstvá v aktuálnej  jednotke (v jednotke, v ktorej mali osoby pôvodne primárne členstvá).

Predtým, ako vykonáte akciu presunu skontrolujte, či dátum presunu bude starší ako dátumy začiatku členstva u všetkých vybraných osôb.

Záznamy o členstve osoby v jednotke je možné si pozrieť v profile každej osoby, v záložke Členstvo.

Zaškrtnutím checkboxu „Zachovať členstvo v aktuálnej jednotke“ sa v pôvodnej jednotke zachová bežné členstvo (záznam s primárnym členstvom sa ukončí, ale súčasne sa vytvorí  nový záznam bežného členstva).

V prípade ak používateľ nezaškrtne checkbox „Zachovať členstvo v aktuálnej jednotke“ systém automaticky ukončí primárne členstvo v „pôvodnej“ jednotke bez ponechania bežného členstva v pôvodnej jednotke.

Po vykonaní zmeny primárneho členstva systém automaticky ukončí členstvo v „pôvodnej“ jednotke (k dátumu Zmeny mínus jeden deň) a vytvorí nové primárne členstvo v „novej“ jednotke. každej osobe. (Primárne členstvo osoby bude potom v tejto „novej“ jednotke).

Ukončenie členstva osoby v jednotke

Existujú dva spôsoby ukončenia členstva osoby v jednotke a sú to tieto:

1. Ukončenie členstva osoby v jednotke 

Táto akcia sa týka osoby osoby v jednotke, v ktorej má osoba bežné členstvo (bez primárneho členstva). Ukončením členstva vo vybranej jednotke skončí členstvo v danej jednotke, Funkcie a Používateľské role v tejto jednotke osobe ostávajú zachované. Primárne členstvo a ďalšie členstva osoby v ostatných jednotkách, v ktorých je osoba členom budú zachované so všetkými funkciami a používateľskými rolami. Táto osoba bude stále v stave „Aktívna“.  

2. Ukončenie členstva osoby na úrovni organizácie 

Táto akcia sa týka osoby, ktorá má primárne členstvo v danej jednotke (daná osoba má vedľa svojho mena ikonu malého domu) a znamená nie len  ukončenie členstva na úrovni jednotky, ale aj na úrovni organizácie, a to vo všetkých ostatných jednotkách, ktorých je táto osoba členom. Danej osobe budú ukončené všetky pridelené funkcie, používateľské roly vo všetkých jednotkách a bude jej deaktivované tee-pee konto.

Stav osoby sa zmení na „Neaktívna“. Ukončenie členstva osoby na úrovni organizácie je možné vykonať aj cez  Profil osoby, v pravom hornom rohu cez trojbodkové menu. Ak osoba mala tiež účet Tee-Pee, po ukončení bude účet zablokovaný.

Ak typ vylúčenia osoby bol zvolený na "Vylúčenie z organizácie", osobe je možné nastaviť dátum dokedy má byť vylúčená z organizácie. Do tohto dátumu nebude možné osobu Obnoviť. Iba osoba s oprávnením "Obnoviť osobu (bez ohľadu na typ ukončenia členstva)" môže obnoviť túto osobu. 

Ak bol typ vylúčenia zvolený na "Smrť člena", takúto osobu  nebude možné obnoviť v systéme. Výnimkou je osoba, ktorá má oprávnenie "Obnoviť osobu (bez ohľadu na typ ukončenia členstva)".

Osoba, ktorej bolo takto ukončené členstvo, má vo svojom profile, v záložke Údaje vyplnený “Člen do”  a nový záznam v histórii členstva na karte Profil / Členstvo.

V sumáre, pri akcii Ukončenie členstva sa automaticky vykonajú nasledovné zmeny:

• Program / Napredovanie - záznamy ostávajú zachované.

• Vzdelanie / kvalifikácie - záznamy ostávajú zachované. V prípade, že osoba bola "Vylúčená z organizácie" sa dátum "Platnosť do" automaticky vyplní na dátum ukončenia členstva.

• Ocenenia - záznamy ostávajú zachované.

• Funkcie  - funkcie sa ukončia ku dňu ukončenia členstva.

• Používateľské roly - osobe sa odoberú pridelené používateľské roly .

• Súhlasy - ak bolo členstvo v organizácii ukončené akciou "ukončenie členstva v organizácii" (nie z dôvodu odvolania povinného súhlasu zo záložky GDPR), súhlasy ostávajú udelené.

• Členstvá v iných jednotkách sú ukončené.

Akcie: Ukončenie členstva a Ukončenie členstva v organizácií nie sú dostupné pre ľudí, ktorí sú uvedení v zozname na záložke Ľudia, iba preto, že sú členmi podjednotiek tejto jednotky. Ak chcete ukončiť členstvo danej osobe, prejdite priamo do jednotky, ktorej majú bežné členstvo alebo primárne členstvo ( v závislosti od akcie, ktorú chcete použiť).